PM-System Rollen

Die Projektinstitution regelt die organisatorischen Belange eines Projekts. Dies beinhaltet einerseits das Einbetten des Projekts in die Gesamtorganisation und andererseits das Errichten einer projektinternen Organisation. Ziele der Projektinstitution sind:

Ziele der Projektinstitution sind:

  • Erstellen einer Projektorganisation, die sich an sich ändernde Einflussgrössen anpassen kann
  • Festlegen und Abgrenzen der Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen innerhalb des Projekts
  • Gewährleisten einer konstruktiven Zusammenarbeit aller am Projekt beteiligten Stellen.

Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen der wichtigsten Rollen der Projektorganisation:

Wichtige Aufgaben (A) Kompetenzen (K) Verantwortungen (V)
  • Ernennt den Projektleiter
  • Definiert die Projektvorgaben
  • Genehmigt die Projektorganisation
  • Unterzeichnet den Projektauftrag
  • Entscheidungskompetenz bezogen auf das Gesamtprojekt
  • Vorgabekompetenz
  • Kompetenz zur Freigabe des Projektauftrags
  • Gesamtverantwortung für Projekt und Rahmenbedingungen
  • Verantwortung für die Verwirklichung des Projektnutzens

Wichtige Aufgaben (A) Kompetenzen (K) Verantwortungen (V)
  • Prüfen Modifikationen (an Auftrag, Rahmenbedingungen, etc.)
  • Überprüfung der Meilenstein-LO
  • Stand Projekt und Risiken prüfen (mit PPC, allenfalls mit PL)
  • Freigabeprozess lenken
  • Alle im Rahmen des Projektes notwendigen Kompetenzen
  • Kann Projekt stoppen
  • Kann als einzige Instanz Anforderungen, Projektumfang und Meilensteine während der Projektabwicklung verändern
  • Erzielung Projektnutzen
  • Optimierte bereichs- und abteilungsübergreifende Abstimmung
  • Zusammen mit Auftraggeber einstehen für Erfolg oder Misserfolg des Projektes

Wichtige Aufgaben (A) Kompetenzen (K) Verantwortungen (V)
  • Priorisiert und klassifiziert Projekte
  • Überwacht den Projektfortschritt
  • Koordiniert zwischen den Projekten
  • Gewährleistet Projektabnahme und Projekterfolgskontrolle
  • Freigabe von Projekten
  • Legt die Art der Überwachung fest und organisiert diese
  • Intervention in Projekten bei Eskalation oder Abweichung
  • Operative Gesamtverantwortung für die Projektlandschaft
  • Freigabe der „richtigen“ Projekte (Nutzen/Ressourcen)
  • Angemessene Berichterstattung
  • Verantwortlich für einen aktuellen Masterplan

Wichtige Aufgaben (A) Kompetenzen (K) Verantwortungen (V)
  • Aufnahme und Priorisierung von Projektideen
  • Analyse der Projektdaten und Erstellung eines PPC-Berichts
  • Verfassen des Projekter-folgs¬berichts bei Projekt-abschluss
  • Support des PPB
  • Freigabe von Projekten
  • Veranlassung der Projektleitenden zur Berichterstattung
  • Kontrolle/Korrektur der Steuerungsmassnahmen
  • Intervention bei formellen Mängeln
  • Sicherstellung der korrekten Berichterstattung
  • Einhaltung der formalen Vorgaben bei Anträgen und Massnahmen sicherstellen
  • Richtlinieneinhaltung garantieren
  • Übersicht über die Stati der laufenden/geplanten Projekte im PP ermöglichen

Wichtige Aufgaben (A) Kompetenzen (K) Verantwortungen (V)
  • Unabhängige Beurteilung des Projekts
  • Definieren von Empfehlungen für Massnahmen zur Erreichung der Projektziele
  • Beratende Unterstützung des Auftraggebers bezüglich Projekt
  • Beurteilung ob die Standards eingehalten werden
  • Beurteilung vom Projektstand und der Prognosen
  • Beurteilung der Projektrisiken und deren Massnahmen
  • Periodische, transparente Berichterstattung an den Auftraggeber
  • Empfehlungskompetenz zu Abschluss und Freigabe von Phasen
  • Empfehlungskompetenz für einzuleitende Massnahmen an den Auftraggeber
  • Erhebungskompetenz bezüglich benötigten Projektinformationen bei den Projektbeteiligten

5.0 = PL mit Kompetenz in agilen Prinzipien und Praktiken

Wichtige Aufgaben (A) Kompetenzen (K) Verantwortungen (V)
  • Führt mit den anderen POT-Teilnehmern das gesamte Projektteam
  • Ist zuständig für Projektplanung, -controlling und -administration des gesamten Projekts
  • Schaffen der Voraussetzungen für die erfolgreiche Projektabwicklung
  • Informiert intern und extern
  • Verhandlungs- und Entscheidungskompetenz im Rahmen des Projektauftrags
  • Weisungs- und Delegationskompetenz gegenüber dem Team
  • Anweisungsrecht bezüglich den notwendingen Verwaltungsaufgaben des Gesamtprojekts
  • Operative Gesamtverantwortung für das Projekt zusammen mit POT-Teilnehmern
  • Vertretung des Projekts gegenüber der Trägerinstanz
  • Angemessene Berichterstattung und Information

Wichtige Aufgaben (A) Kompetenzen (K) Verantwortungen (V)
  • Aktives Unterstützen der repetitiven Arbeiten des Projektleiters
  • Kompetenzen im Rahmen des Arbeitsauftrags
  • Koordinationskompetenz
  • Informationsausgewogenheit im gesamten Projektteam
  • Durchsetzen der Standards

Wichtige Aufgaben (A) Kompetenzen (K) Verantwortungen (V)
  • Bringt Fachwissen und Fachbereichsanliegen ein
  • Erarbeitet realisierbare Lösungsentwürfe
  • Setzt Arbeitspakete um
  • Kompetenzen im Rahmen des Arbeitsauftrags
  • Einbringen von Know-how/ Bedürfnissen des Organisations-bereichs
  • Ist mitverantwortlich für den Projekterfolg

Wichtige Aufgaben (A) Kompetenzen (K) Verantwortungen (V)
  • Entwickelt die Product Vision und daraus abgeleitet die Product Roadmap
  • Erhebt und definiert die Anforderungen bezüglich dem Produkt
  • Pflegt den Product Backlog und sorgt für Transparenz
  • Klärung der fachlichen Schnittstellen ausserhalb des agilen Prozesses
  • Vertritt die fachliche Auftraggeberseite und somit sämtliche fachliche Stakeholder
  • Stimmt mit dem Projektleiter den Releaseplan ab
  • Ist Produktexperte und steht für Rückfragen des Teams jederzeit bereit
  • Entscheidungskompetenz bezüglich Anforderungen und deren Priorisierung
  • Abnahme/Freigabe der Sprintergebnisse
  • Budgetkompetenz im Sinne der Priorisierung
  • Priorisiert die Anforderungen im Product Backlog so, dass ein maximaler Wert des Business Value (innert kürzester Zeit erreicht) werden kann
  • Operative Gesamtverantwortung für das Projekt zusammen mit POT-Teilnehmern
  • Verantwortung dafür, dass die richtigen Anforderungen (User Stories, Epics) im Product Backlog stehen
  • Verantwortung dafür, dass jederzeit der bestmögliche Nutzen für die Unternehmung und Kunden realisiert wird

Wichtige Aufgaben (A) Kompetenzen (K) Verantwortungen (V)
  • Organisiert und moderiert die vorgesehenen Scrum-Meetings
  • Bearbeitet das Impediment Backlog (Hindernisse)
  • Beseitigung allfälliger Hindernisse, welche dem Team eine effiziente Zielerreichung erschweren
  • Mediation bei schwierigen Situationen (Konfliktmanagement)
  • Erstellt und führt das Sprintreporting nach
  • Sicherstellung, dass die Tools und agilen Praktiken richtig und konsequent eingesetzt werden
  • Im Gegensatz zum Product Owner hat der Scrum Master keine fachlichen oder technischen Weisungsbefugnisse
  • Weisungsbefugnis in der Einhaltung des Scrum-Prozesses und agilen Praktiken
  • Leitet das Entwicklungsteam im Sinne des Servant Leader
  • Verantwortlich dafür, dass das Entwicklungsteam die maximale Leistung erbringen kann
  • Verantwortlich für den Erfolg des Scrum-Prozesses und der agilen Praktiken
  • Stellt den Informationsfluss sicher
  • Ist für die Einhaltung und Überwachung der agilen Projektumsetzungsmethodik verantwortlich
  • Stellt den Überblick und die Aktualität seiner Scrum-Artefakte sicher

Wichtige Aufgaben (A) Kompetenzen (K) Verantwortungen (V)
  • Beurteilt die Machbarkeit und den Aufwand von Backlog-Items
  • Liefert zum Ende jedes Sprints ein potentiell auslieferbares Inkrement
  • Tauscht sich mit SM und PO im Daily Standup Meeting aus
  • Organisiert sich selbst
  • Im Sprint Review präsentiert es die realisierten Backlog-Items
  • In der Retrospektive versucht es sein Vorgehen für den nächsten Sprint zu optimieren
  • Trifft Entscheidungen zur Umsetzung innerhalb der Entwicklungsrichtlinien
  • Fordert Informationen vom Product Owner ein
  • Nimmt massgeblich Einfluss auf die Sprintplanung
  • Bestimmt den Umfang pro Sprint
  • Erstellt die spezifischen DoR und DoD
  • Verteilt die Aufgaben
  • Liefert ein produktiv lauffähiges und dokumentiertes Produktinkrement, welches den Kundenanforderung entspricht
  • Sichert eine professionelles Entwickeln
  • Verantwortet das committed Sprint Ziel
  • Einhaltung der DoR und DoD
  • Liefert eine produktiv lauffähiges, getestetes und dokumentiertes Produktinkrement ab

Wichtige Aufgaben (A) Kompetenzen (K) Verantwortungen (V)
  • Beeinflusst die Richtung der gelebten Werte
  • Aktiviert die vorhandenen Ressourcen
  • Setzt auf selbst-organisierte Veränderung und fordert diese ein
  • Bietet Hilfe zur Selbsthilfe
  • Beobachtet und reflektiert dem Entwicklungs-Team seine Beobachtungen
  • Zuhören und Fragen stellen
  • Verantwortlich, dass möglichst viel wirkungsvolles Wissen bezüglich agilen Methoden und Praktiken vom Team aufgenommen wird
  • Verantwortlich, dass sein Handeln immer auch bezüglich Business Value im Mittelpunkt steht

Zusätzliche Rollen gemäss LeSS-Framework

Entwicklungsteams müssen u.a. in unbekannten Bereichen wie z.B. Architektur oder Datenschutz und Informationssicherheit arbeiten. Ein sogenannter Mentor als Speziallist hilft beispielsweise diese Klippen zu bewältigen und das Wissen in das Projekt-/Entwicklungsteam zu bringen. Mentoren führen keine Genehmigungen durch. Sie sind Lehrer und Mentoren für die betreffende Thematik.

In jedem Unternehmen gibt es dedizierte Experten, die man in jedem Team brauchen könnte und die auch in jedes Team passen würden. Solche Experten werden temporär zu Travelern. Traveler arbeiten als ganz normale Mitglieder in einem Team innerhalb eines Sprints. Sie nehmen ebenfalls die gemeinsame Verantwortung für die gesamte Arbeit des Teams wahr, verfolgen aber ein sekundäres Ziel: die Abhängigkeiten zu ihm zu reduzieren. Während dieser Zeit können sie nämlich keinem anderen Team ihr Expertenwissen vermitteln.

Eine einfache Technik in der Zusammenarbeit von Teams besteht darin, einen Scout – nicht den Scrum Master – zu anderen Teams zu entsenden, um dem Team anschliessend darüber zu berichten. Es ist eine einfache Art und Weise, Dinge zu erfahren und etwas dazuzulernen. Ein Scout wird z.B. als stiller Beobachter bei Daily Stand up Meeting daran teilzunehmen oder als Teammitglied in einem Sprint mitarbeiten.
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