The Business Development Way
Das Spezielle an den Event- und Marketingprojekten ist, dass zur Realierung gleich auch die einmalige Umsetzung gehört. Das heisst, dass es grundsätzlich keine effektive Nutzungsphase gibt. Wenn ein Event zu Ende ist, ist auch das Projekt zu Ende obwohl im geschäftlichen Sinne die Wirkung des Events (Imagesteigerung, Kontaktnachbearbeitung etc.) als Nutzungsphase bezeichnet werden könnte.
Unter Eventprojekten werden folgende Initiativen abgewickelt :
| Nr. | Schritte | Aufgaben |
|---|---|---|
| 21 | Zielsetzung, Zielgruppen Botschaften | Quantitative und qualitative Ziele definieren und formulieren und den Zielgruppen (Verbraucher und Anwender, Entscheider, Presse und weitere Beeinflusser) zuordnen. Botschaften ausarbeiten; Funktion des Themas/Mottos, Balance zwischen Produkt-, Marken- und Unternehmenspräsenz festlegen |
| 31 | Konzipierung | Eventkonzept erstellen mit den Thematiken wie Unternehmensdarstellung, Markenpflege, Produktprogramm/Exponate, Szenische Anforderungen, Architektur/Rahmen, Begleitende Dokumentationen. Definitive Terminplanung, Budgetierung, Auf- Abbauplanung erstellen |
| 32 | Gestaltung | Durch die Verknüpfung der räumlichen, visuellen und szenischen Gestaltung werden die persönliches Erlebnis des Events ermittelt, dabei wird modellartige Gestaltung von Licht, Farbe, dekorative und technische Effekte, Stil und Geschmack in jeden Raum im Detail ausgearbeitet. |
| 41 | Auftragsvergabe und Fremdleistungen | Basierend der definierten Leistungen werden die Pflichtenheft erstellt sowie die Offerten eingeholt, bewertet, Vertragsverhandlungen geführt und die Lieferanten. Die im Vorfeld zu erstellenden Ausführungen werden laufend kontrolliert. |
| 42 | Kommunikation im Vorfeld | Service der Messeveranstalter abstimmen, Marketingaktionen durchführen, Kundenansprache, -vorankündigung, -einladungen für Messe- und Eventbesuche, Pressearbeit, Katalogeintragungen |
| 43 | Personalauswahl und Schulung |
Auswählen und Bestimmen des Standverantwortlichen, Fach- und Betreuungspersonal, Verhaltenstraining durchführen. Produkte-, Dienstleistungstraining der Mitwirkenden durchführen. |
| 44 | Planung von Einzelmassnahmen | Checkliste für die Durchführung und den Testlauf, Standabnahme, Kick-off-Veranstaltung, Pressetage, Kunden- und Sonderveranstaltungen, Aufbau und Transport. |
| 45 | Betrieb | Betreiben des Standes, durchführen des Events, sicherstellen der benötigten Atmosphäre, Information verteilen, Gäste und Personal beweriten, VIP und Presse betreuen |
| 51 | Abbau | Abbau der Materialen gemäss Abbauplans, allfälligen Schaden aufnehmen, Abtransport der Sachmittel, Rechtsmässige Entsorgung sicherstellen, Entlöhnen der Temporärarbeiter, Rücktransport durchführen |
| 52 | Nachkontrolle und -analyse | Kontrolle und Analyse von Einsatz von Marktforschung, Kontaktrapporte und Fragebogen, Rechnungslegung und –prüfung, Besucherbefragung, Dokumentation, Nachkalkulation, Presseresonanz, Zusammenfassung und Auswertung, Manöverkritik und neue Vorschläge |
| Nr. | Bezeichnung |
|---|---|
| 01 | Fragenkatalog |
| 02 | Risikokatalog |
| 03 | Bewilligungen |
| 04 | Eventkonzept |
| 05 | Grobofferte |
| 06 | Nutzungsvereinbarung |
| 07 | Leistungsbeschrieb |
| 08 | Bestelllisten |
| 09 | Checklisten |
| 10 | Dienstplan |
| 11 | Eventablaufplan |
| 12 | Regieplan |
| 13 | Ressourcen-Einsatzplan |
| 14 | Testprotokoll Technik |
| 15 | Briefing-Protokoll |
| 16 | Menü/Getränkekarten |
| 17 | Tischplan |
| 18 | Zeitplan |
| 19 | Abrechnung |
| 20 | Liste effektive Verbräuche |
| 21 | Externe Rechnung (Lieferanten) |
| 22 | Projektabschlussrechnung |
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